什器をどう調達するか
什器は金額が読める項目です。だからこそ、ここで削った分が他の不確実な項目の余裕になります。
3つの選択肢
それぞれが向く場面
①新品購入。資産として残る。仕様を揃えられる。長期利用が前提で、拡張の予定がある場合。
②中古・アウトレット。初期費用を大きく圧縮できる。同一型番の在庫数に制約があります。
③レンタル・リース。初期費用がかからない。短期利用、増員が読めない、拠点を試す場合。
実務上は混ぜるのが現実的です。デスクと収納は中古、椅子は新品、増員分はレンタル、といった組み方をすると、費用と柔軟性のバランスが取れます。
どれを選ぶかの基準
判断は「何年使うか」と「人数が変わるか」の2軸で決まります。
・3年以上使う × 人数が安定 → 購入（新品または中古）
・3年以上使う × 人数が増える見込み → 購入だが、同じ型番を後から追加できるかを確認しておく
・2年以内 × 人数が読めない → レンタル
・拠点を試験的に出す → レンタル
2つ目が実務上いちばん重要です。中古で揃えると、増員時に同じものが手に入らないことがあります。見た目が揃わないだけなら問題ありませんが、天板の高さや幅が違うと、レイアウトが組めなくなります。
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納期という制約
オフィス家具は納期が長いものがあります。特に受注生産品や、色・サイズを指定するものは、発注から納品まで時間がかかります。
移転日から逆算すると、什器の発注は移転の2か月前がぎりぎりです。人気の型番や、大量に必要な場合はさらに前倒しが要ります。
納期が読めない場合の保険：
・在庫品から選ぶ。受注生産を避けるだけで、納期は大きく縮みます
・分納にする。初日に必要な分だけ先に入れ、残りを後から
・足りない分をレンタルでつなぐ
移転初日に椅子が足りない、という事態は避けられます。発注時に「納品日を確約できるか」を必ず聞いてください。
椅子だけは別扱い
什器の中で、椅子だけは削らないほうがよい項目です。理由は3つ。
①使用時間が長い。デスクワークなら1日7〜8時間座ります。什器の中で最も体に接している時間が長い。
②体の負担に直結する。腰、首、肩。体調不良による欠勤は、椅子の価格差より高くつきます。
③中古で状態が読みにくい。デスクや収納は見れば分かりますが、椅子はクッションやガスシリンダーの劣化が外から分かりません。
予算の配分としては、デスクと収納で削って、椅子に回すのが合理的です。デスクは天板があれば機能を果たしますが、椅子は機能差が体に返ってきます。
→ 座り方と腰の負担
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